#Introducción

El cálculo de costes es una herramienta que permite conocer el coste de impresión de los equipos. Para ello se tienen en cuenta el coste de los consumibles durante el ciclo de vida registrado en Gestprint, y en función de las copias realizadas durante ese ciclo se obtendrá un coste por copia tanto en blanco y negro como en color.

El coste de cada consumible implicado en el cálculo de costes se determina especificando los modelos concretos de consumible que se entregan al cliente en cada alerta de reposición.

Al ser confrontado el cálculo de costes con la facturación de copias, sabremos pues el balance de rentabilidad de cada máquina y/o de cada contrato.

#Activación del cálculo de coste por copia

Para que Gestprint genere informes de coste por copia para una impresora concreta deben cumplirse los siguientes requisitos:

• La impresora debe tener asociada una plantilla de consumibles
• La impresora debe estar configurada para generar alertas (activado por omisión)
• La impresora debe estar configurada para que sea el partner el que gestione las alertas (activado por omisión)
• La impresora debe estar configurada para gestionar localmente los envios de consumible (activado por omisión)

En el momento en que se cumplen todos estos requisitos la impresora ya aparece en el informe de costes (ubicado en el menú Herramientas).

#Cómo se calculan los costes

Actualmente el cálculo de costes tiene en cuenta los siguientes consumibles:

• Tóner
• Tambor
• Banda de transferencia
• Fusor

Se consideran costes los consumibles procesados en alertas de reposición para las cuales se haya especificado fecha de entrega (campo “entregado el dia”) y haya sido ya instalado en la máquina (campo “Finalizada el dia”). Opcionalmente puede parametrizarse que los consumible iniciales también computen en el coste por copia.

NOTA: en breve se añadirán al cálculo de costes las reposiciones de otros consumibles que puedan afectar al coste por copia en modelos concretos, así como los costes derivados del mantenimiento de la impresora, tanto piezas como mano de obra.

#Consumibles y plantillas de consumibles

Para establecer una plantilla de consumibles que nos permita calcular costes previamente deberemos dar de alta los consumibles utilizados en la gestión diaria de la impresora. Lo relevante para un consumible es informar del nombre del consumible, el tipo de consumible y el precio.

NOTA: dado que de momento no hay cálculo de coberturas, el número de copias y el porcentaje de masa no es relevante y no es necesario que sea informado.

Una vez dados de alta los consumibles daremos de alta las plantillas, donde escogeremos un consumible de cada tipo como consumible principal o “titular” (en la columna izquierda) y otro consumible como secundario o “alternativo” (en la columna derecha):

#Asignación de costes en alertas de reposición

Si una impresora tiene una plantilla de consumibles asociada, en el momento de editar una alerta de reposición y una vez especificada la fecha de entrega el usuario deberá especificar el modelo concreto de consumible que se entrega al cliente. Este modelo concreto de consumible será uno de los asignados en la correspondiente plantilla, y su precio será el que se utilice para el cálculo de costes. Opcionalmente podrá especificarse una precio diferente seleccionando la opción “especificar manualmente” en lugar de un consumible concreto.

NOTA: A efectos de coste lo relevante es el precio del consumible, no el consumible en sí mismo. Las plantillas de consumibles nos proporcionan un mecanismo rápido de asignar este precio.

#Asignación de costes en adelantos de consumibles

Si una impresora tiene una plantilla de consumibles asociada, en el momento de efectuar un adelanto de consumible se deberá especificar el modelo concreto de consumible que se entrega al cliente. Al igual que para las alertas de reposición, este modelo concreto de consumible será uno de los asignados en la correspondiente plantilla, y su precio será el que se utilice para el cálculo de costes. Opcionalmente podrá especificarse una precio diferente seleccionando la opción “especificar manualmente” en lugar de un consumible concreto.

#Parametrización del proceso de cálculo de costes

La pestaña “Costes” en la página de parámetros permite establecer los parámetros de cálculo de costes. Las configuraciones parametrizables són las siguientes:

• Consumible inicial computa: si se activa, los consumibles iniciales también computarán en el coste por copia. El precio de estos consumibles será el precio del consumible titular de la plantilla asociada.
• Toner color interviene en monocromo: si se activa, el toner color también computará en el coste por copia en impresiones monocromo. Necesario para impresoras que pueden ser configuradas para imprimir el negro como combinación de toner negro y color.
• Tambor color interviene en monocromo: si se activa, el tambor color también computará en el coste por copia en impresiones monocromo. Es el caso de tambores únicos a 4 colores.

NOTA: La parametrización de costes puede efectuarse a nivel global, a nivel de partner y a nivel de impresora.

#Período de cálculo

El cálculo de costes se efectúa para toda la vida registrada de la impresora, desde las primeras lecturas de consumibles registradas hasta las lecturas actuales. Hay que tener en cuenta que si la impresora se incorporó a la plataforma cuando ya llevaba un cierto número de copias impresas el cálculo se efectuará para el diferencial de copias (actual - inicial) y se considerarán los porcentajes de los consumibles en su primera lectura. Gestprint considera 3 tipos de instantes en este ciclo. Cronológicamente son:

• Lecturas iniciales: las primeras registradas, con el porcentaje inicial y los contadores de copias iniciales
• Reposiciones: tantas como haya habido
• Lecturas actuales: las últimas registradas, con el porcentaje actual y los contadores de copias actuales

Estos instantes generan a su vez 3 tipos de tramos:

• Tramo inicial: desde la fecha inicial hasta la fecha de primera reposición, con un coste de consumible en función del porcentaje inicial
• Tramos entre reposiciones: con un coste de consumible del 100% de su valor
• Tramo actual: desde la fecha de ultima reposición hasta la fecha actual, con un coste de consumible en función del porcentaje actual

#Informes de costes

Disponemos de dos informes de costes:

#Informe detallado por impresora:

En la página de detalles de impresora, en la pestaña “Costes” se muestra un informe detallado de costes. Este informe nos muestra el coste por copia desglosado por consumible y en orden cronológico de eventos.

NOTA: Esta pestaña sólo aparece si la máquina tiene asociada una plantilla de consumibles

Este informe está dividido en 2 partes:

• a la izquierda se muestran las “n” fechas y lecturas relevantes, de los 3 tipos mencionados anteriormente
• a la derecha se muestran los cálculos para los “n-1” tramos generados. El último tramo de cada consumible (correspondiente a la lectura actual) nos muestra el coste por copia del consumible, y al final del informe la suma de los 10 costes por copia nos da el coste por copia total de la máquina.

ejemplo de informe detallado (los precios son ficticios)

#Informe global de costes

En el menú “Informes” podemos solicitar el informe global de costes. Se nos muestra una tabla exportable con el resumen de coste por copia impresora a impresora. Desde este informe podemos acceder al informe detallado de una máquina concreta, seleccionado la línea correspondiente y accediendo al botón “detalle”:

ejemplo de informe global

#Otras consideraciones

• Actualmente no hay manera de asignar un coste específico a los consumibles iniciales (de máquina nueva o de inicio de monitorización, por tanto previos a una primera reposición). En caso de que esté parametrizado el cómputo de costes para consumibles iniciales, el coste asignado será el precio titular de la plantilla.

• Para una alerta de reposición el precio del consumibles entregado computará a partir de la próxima recuperación de nivel detectada para este consumible en la impresora a la que pertenece la alerta. No hay manera de detectar que el cliente colocó realmente el consumible en la impresora correcta o en otra del mismo modelo (si la tuviese). Si entregamos distintos consumibles con distinto coste pero compatibles entre sí y se produce esta colocación “incorrecta” ello podría afectar ligeramente el coste por copia final de la impresora o las impresoras afectadas. Lo mismo sucede con los adelantos de consumible, normalmente en clientes con múltiples máquinas del mismo modelo y por tanto donde más inconcreta es la asignación de consumibles a impresoras.

• El precio de consumible usado en el cálculo de costes para las alertas procesadas previamente a la asignación de plantilla será por omisión el precio del consumible titular en la plantilla. Dado que las alertas figuran en el histórico de alertas en Gestprint (filtro “finalizadas”) siempre será posible acceder a ellas y especificar el coste real del consumible entregado si sabemos que fue otro.